Kaum ein Thema sorgt in der Weiterbildung für so viele Unsicherheiten wie ältere Zahlen, frühere Stellen, Excel-Listen und die Frage, ob etwas schon offiziell im eLogbuch steht oder noch übertragen werden muss.
Vorzahlen sind Altbestände aus früheren Weiterbildungsphasen oder bereits geführten Listen. WDoku bietet im Vorzahlen-Dialog drei Optionen, die intern über das Startdatum unterscheiden, ob Zahlen beim nächsten eLogbuch-Transfer mitgeschickt werden („noch nicht im E-Logbuch“) oder ausgeschlossen bleiben („bereits im E-Logbuch“). Damit erscheinen Altbestände im Fortschritt, ohne dass Doppelzählungen entstehen.
Mit Vorzahlen sind Leistungen gemeint, die fachlich zu Ihrer Weiterbildung gehören, aber nicht als reguläre aktuelle Einzeldokumentation in WDoku entstanden sind. Das betrifft Altbestände aus früheren Weiterbildungsphasen, Zahlen aus vorherigen Kliniken, historische Excel-Listen oder bereits separat gesammelte Leistungsmengen, die für den Gesamtfortschritt weiter relevant sind.
Vorzahlen sind keine Leistungen zweiter Klasse. Sie müssen nur anders eingeordnet werden, weil ihre Herkunft, ihr Dokumentationsstatus und ihre Rolle im offiziellen Nachweis nicht identisch mit laufend neu erfassten Leistungen sind.
Migration klingt im ersten Moment technisch: Man hat Zahlen und möchte sie einfach in ein neues System übernehmen. In der Praxis ist das selten so einfach. Die entscheidende Frage lautet nicht nur, wie viele Leistungen vorliegen, sondern wo diese Leistungen bereits offiziell berücksichtigt wurden und in welchem Kontext sie entstanden sind.
Ein Teil der Zahlen stammt vielleicht aus einer früheren Klinik, ein anderer Teil aus Excel-Listen, wieder ein anderer aus einem bereits gepflegten eLogbuch. Manche Zahlen wurden offiziell bestätigt, andere nur privat gesammelt. Ohne diese Unterscheidung drohen Doppelzählungen und später ein unklarer Nachweis.
Im Vorzahlen-Dialog der Mobile-App (Katalog → Vorzahlen) wählen Sie genau eine der drei Optionen. Welche Sie wählen, entscheidet zwei Dinge: das interne Datum der Vorzahl und ob sie beim nächsten eLogbuch-Transfer übertragen wird.
Der Mechanismus dahinter ist bewusst einfach. Vorzahlen sind im selben Datenmodell wie reguläre Leistungen abgelegt, unterscheiden sich aber im Startdatum. WDoku setzt das Datum entweder exakt auf den Beginn Ihrer Weiterbildung (subscription.start_date) oder einen Tag davor.
Beim eLogbuch-Transfer summiert WDoku alle Aktivitäten ab dem Subscription-Startdatum. Vorzahlen vom Vortag fallen damit gezielt aus dem Transfer heraus — sie bleiben für Fortschritt und Statistik sichtbar, werden aber nicht erneut ans eLogbuch geschickt. Das vermeidet Doppelzählungen, ohne dass Sie selbst Filter setzen müssen.
Diese Unterscheidung ist auch der Grund, warum die Auswahl im Dialog später nicht ohne Weiteres umgeschaltet werden kann: Sie verschiebt das Anlege-Datum aller bereits eingetragenen Vorzahlen für diesen Katalog.
Annahme: Ihre Weiterbildung in WDoku beginnt am 01.05.2024. Vor diesem Datum hatten Sie bereits 120 Cholezystektomien dokumentiert — 80 davon stehen schon im eLogbuch, 40 nur in einer alten Excel-Liste.
Sie legen also zwei Vorzahl-Einträge an: 80 Fälle mit der Option „bereits im eLogbuch eingetragen“ (Datum intern: 30.04.2024) und 40 Fälle mit „noch nicht im eLogbuch“ (Datum intern: 01.05.2024).
Beim Transfer berücksichtigt WDoku nur Aktivitäten ab dem 01.05.2024. Übertragen werden also die 40 nicht-dokumentierten Vorzahlen plus alle seit Mai laufend erfassten neuen Eingriffe. Die 80 bereits dokumentierten Fälle bleiben in WDoku als Fortschrittsbasis sichtbar, werden aber nicht doppelt geschickt.
Viele WBA kommen mit Altbeständen aus früheren Kliniken, handgeführten Listen oder Excel-Dateien in ein neues System. Solche Listen sind nicht wertlos. Im Gegenteil: Sie können eine wichtige Grundlage für die Einordnung des bisherigen Verlaufs sein. Sie sind aber nicht automatisch ein offizieller Nachweis und sollten deshalb nicht ungeprüft wie aktuelle Einzeldokumentation behandelt werden.
Gerade bei früheren Kliniken ist die fachliche Frage entscheidend: Zu welchem Weiterbildungskatalog gehören diese Zahlen? In welchem Zeitraum wurden sie erbracht? Sind sie bereits anderswo bestätigt oder nur gesammelt? Je präziser diese Einordnung erfolgt, desto plausibler bleibt der spätere Gesamtstand.
Altbestände sollten deshalb nicht verdrängt, aber auch nicht unsichtbar in die aktuelle Alltagsdokumentation eingemischt werden. Sie sind ein eigener Baustein des Verlaufs und müssen als solcher erkennbar bleiben.
Die häufigste Sorge bei Vorzahlen und Migration ist berechtigt: dieselben Leistungen nicht mehrfach zu verwerten. Wenn Zahlen bereits unabhängig im eLogbuch dokumentiert wurden und später noch einmal als neue offizielle Grundlage behandelt werden, verliert der Nachweis an Plausibilität.
Genau dafür existiert die Modus-Unterscheidung im Vorzahlen-Dialog. Vorzahlen, die schon im eLogbuch stehen, werden in WDoku auf einen Tag vor dem Weiterbildungsstart datiert und damit aus dem nächsten Transfer ausgeschlossen — ohne dass sie aus der Fortschrittsanzeige verschwinden.
WDoku hilft besonders bei genau dieser Einordnung. Historische Zahlen können sichtbar gemacht und in den Fortschritt eingebunden werden, ohne dass ihre Herkunft verloren geht. Gleichzeitig unterscheidet das System, ob diese Zahlen nur für Statistik und Verlauf relevant sind oder ob sie bei einem späteren offiziellen Schritt noch berücksichtigt werden sollen.
Gerade bei Migration aus Excel-Listen, Altbeständen oder früheren Weiterbildungsstätten schafft das Klarheit. So wird aus einem unscharfen Bestand ein nachvollziehbarer Datensatz für den weiteren Verlauf. Diese Einordnung ist auch deshalb wichtig, weil WDoku und eLogbuch unterschiedliche Aufgaben haben: WDoku strukturiert und macht sichtbar, das eLogbuch bleibt die offizielle Zielplattform.
Wer Vorzahlen laufend pflegt, entlastet sich später selbst, weil die Vergangenheit dann sichtbar, nachvollziehbar und fachlich richtig einsortiert vorliegt.
Beide Modi speichern Vorzahlen im selben Datenmodell. Der Unterschied liegt im Startdatum: „noch nicht im E-Logbuch“ datiert auf den Beginn Ihrer Weiterbildung, „bereits im E-Logbuch“ auf einen Tag davor. Der eLogbuch-Transfer berücksichtigt nur Aktivitäten ab dem Weiterbildungsstart und filtert damit die zweite Gruppe automatisch heraus.
Nicht ohne Weiteres. Ein Wechsel verschiebt das Anlage-Datum aller bereits eingetragenen Vorzahlen für diesen Katalog und kann den Transfer-Stand verändern. Bei Fragen vor einem geplanten Wechsel hilft der WDoku-Support.
Nein. Excel-Listen können eine Ausgangsbasis sein, müssen aber fachlich eingeordnet werden: Was steht schon im eLogbuch, was nicht? Diese Trennung entscheidet, in welchen Vorzahlen-Modus die Zahlen gehören.
Sie bleiben relevant und gehören als Vorzahlen erfasst, nicht als laufende Einzelleistungen. Wurden sie bereits in der alten Klinik ans eLogbuch übertragen, wählen Sie den Modus „bereits im E-Logbuch“.
Genau das verhindert die Modus-Trennung. Vorzahlen im Modus „bereits im E-Logbuch“ erscheinen in WDoku als Fortschrittsbasis, werden beim Transfer aber ausgeschlossen.