Sie haben eine Excel-Liste mit 400 Eingriffen und einen Termin beim Weiterbildungsbefugten. Die Liste laden Sie in WDoku hoch, die KI ordnet jede Zeile einem Eintrag im Logbuch Ihrer Kammer zu, Sie prüfen die Zuordnung und speichern. Ins eLogbuch geht es danach über den normalen Transfer, ohne eine Zahl abzutippen.
Eine Excel- oder CSV-Liste mit bis zu 500 Zeilen laden Sie in WDoku hoch. Die KI ordnet jede Zeile einem Eintrag im Logbuch Ihrer Kammer zu und legt Entwürfe an. Sie prüfen die Zuordnung, geben je Logbucheintrag an, wie viele Fälle schon im eLogbuch stehen, und speichern. Der nächste eLogbuch-Transfer schickt nur, was dort noch fehlt. Zahlen ohne Liste tragen Sie weiterhin im Vorzahlen-Dialog ein.
WDoku überträgt diese Fallzahlen automatisch, ohne Abtippen: die eLogbuch-Anbindung im Überblick
Der Import in WDoku liest eine Excel- oder CSV-Datei mit bis zu 500 Zeilen und ordnet jede Zeile einem Eintrag im Logbuch Ihrer Kammer zu. In der App finden Sie ihn über „Foto/Datei“ im Kopf der Leistungsliste. Der Ablauf hat vier Schritte.
Eine Datei darf nur eine Form enthalten: entweder je Zeile einen Eingriff mit Datum oder je Zeile eine Eingriffsart mit Anzahl. Datierte Zeilen, etwa ein exportierter OP-Plan, legt WDoku als einzelne Leistungen an, Mengenzeilen als Vorzahlen. Gemischte Listen weist der Import ab, damit dieselben Fälle nicht zweimal gezählt werden.
Vor dem Hochladen bestätigen Sie, dass die Datei keine Patientendaten enthält. Spalten mit Namen oder Fallnummern löschen Sie vorher in Excel. Die Datei wird nur für die Dauer der Analyse verarbeitet und danach nicht gespeichert.
WDoku zeigt das Ergebnis als Entwürfe: je Logbucheintrag die erkannte Menge, dazu die Zeilen, die sich keinem Eintrag zuordnen ließen. Entwürfe zählen noch nirgends mit und sind für Kollegen unsichtbar. Einzelne Einträge korrigieren oder verwerfen Sie hier.
Die Frage „Was davon steht schon in Ihrem eLogbuch?“ beantworten Sie je Logbucheintrag. Steht dort erst ein Teil der Menge, tragen Sie ihn unter „Davon steht schon in Ihrem eLogbuch“ als Zahl ein. Bei Vorzahlen ist der Schalter zunächst eingeschaltet, weil solche Listen meist aus einem eLogbuch-Export stammen; bei datierten Einzelleistungen ist er zunächst aus. Dazu setzen Sie je Logbuch den Stichtag, bis zu dem die Zahlen als erbracht gelten.
Aus den Entwürfen werden Leistungen und Vorzahlen, die im Fortschritt zählen. Alles, was Sie nicht als „schon im eLogbuch“ markiert haben, nimmt der nächste eLogbuch-Transfer mit. Die Bestätigung durch den Weiterbildungsbefugten entsteht wie bisher im eLogbuch; eine Tabelle allein reicht für die Zulassung zur Prüfung nicht.
Ein Beispiel: In Ihrer Liste stehen 120 Cholezystektomien, 80 davon haben Sie in einer früheren Klinik bereits ins eLogbuch eingetragen. Sie importieren die ganze Liste und tragen bei diesem Logbucheintrag unter „Davon steht schon in Ihrem eLogbuch“ die 80 ein. In WDoku zählen alle 120 zum Fortschritt, an die Kammer gehen beim nächsten Transfer die 40, die dort noch fehlen.
Mit Vorzahlen sind Leistungen gemeint, die fachlich zu Ihrer Weiterbildung gehören, aber nicht als reguläre aktuelle Einzeldokumentation in WDoku entstanden sind. Das betrifft Altbestände aus früheren Weiterbildungsphasen, Zahlen aus vorherigen Kliniken, historische Excel-Listen oder bereits separat gesammelte Leistungsmengen, die für den Gesamtfortschritt weiter relevant sind.
Vorzahlen zählen in Fortschritt und Statistik genauso mit wie laufend erfasste Leistungen. Sie werden nur anders eingeordnet, weil ihre Herkunft, ihr Dokumentationsstatus und ihre Rolle im offiziellen Nachweis von laufend neu erfassten Leistungen abweichen.
Migration klingt im ersten Moment technisch: Man hat Zahlen und möchte sie in ein neues System übernehmen. Vorher sind aber zwei Fragen zu klären: Wo wurden diese Leistungen bereits offiziell berücksichtigt, und in welchem Kontext sind sie entstanden?
Ein Teil der Zahlen stammt vielleicht aus einer früheren Klinik, ein anderer Teil aus Excel-Listen, wieder ein anderer aus einem bereits gepflegten eLogbuch. Manche Zahlen wurden offiziell bestätigt, andere nur privat gesammelt. Ohne diese Unterscheidung drohen Doppelzählungen und später ein unklarer Nachweis.
Zahlen ohne Liste tragen Sie weiterhin von Hand ein. Im Vorzahlen-Dialog der Mobile-App (Katalog › Vorzahlen) wählen Sie genau eine der drei Optionen. Welche Sie wählen, entscheidet zwei Dinge: das interne Datum der Vorzahl und ob sie beim nächsten eLogbuch-Transfer übertragen wird.
| Option im Dialog | Internes Datum | Zählt im WDoku-Fortschritt | Wird beim Transfer übertragen |
|---|---|---|---|
| „Alle Leistungen einzeln in WDoku erfasst“ | Keine Vorzahlen nötig | Ja, über die regulären Einzelleistungen | Entfällt |
| „Vorzahlen noch NICHT im E-Logbuch“ | Startdatum Ihrer Weiterbildung in WDoku | Ja | Ja, beim nächsten Transfer |
| „Vorzahlen bereits im E-Logbuch eingetragen“ | Startdatum minus ein Tag | Ja | Nein, nicht erneut |
Der Mechanismus dahinter ist bewusst einfach. Vorzahlen sind im selben Datenmodell wie reguläre Leistungen abgelegt, unterscheiden sich aber im Startdatum. WDoku setzt das Datum entweder exakt auf den Beginn Ihrer Weiterbildung (subscription.start_date) oder einen Tag davor.
Beim eLogbuch-Transfer summiert WDoku alle Aktivitäten ab dem Subscription-Startdatum. Vorzahlen vom Vortag fallen damit gezielt aus dem Transfer heraus: Sie bleiben für Fortschritt und Statistik sichtbar, werden aber nicht erneut ans eLogbuch geschickt. Das vermeidet Doppelzählungen, ohne dass Sie selbst Filter setzen müssen.
Diese Unterscheidung ist auch der Grund, warum die Auswahl im Dialog später nicht ohne Weiteres umgeschaltet werden kann: Sie verschiebt das Anlege-Datum aller bereits eingetragenen Vorzahlen für diesen Katalog.
Annahme: Ihre Weiterbildung in WDoku beginnt am 01.05.2024. Vor diesem Datum hatten Sie bereits 120 Cholezystektomien dokumentiert: 80 davon stehen schon im eLogbuch, 40 nur in einer alten Excel-Liste.
Über den Import laden Sie die Liste hoch und tragen bei diesem Logbucheintrag die 80 als bereits übertragen ein. Von Hand entstehen daraus zwei Vorzahl-Einträge: 80 Fälle mit der Option „bereits im eLogbuch eingetragen“ (Datum intern: 30.04.2024) und 40 Fälle mit „noch nicht im eLogbuch“ (Datum intern: 01.05.2024).
Beim Transfer berücksichtigt WDoku nur Aktivitäten ab dem 01.05.2024. Übertragen werden also die 40 nicht-dokumentierten Vorzahlen plus alle seit Mai laufend erfassten neuen Eingriffe. Die 80 bereits dokumentierten Fälle bleiben in WDoku als Fortschrittsbasis sichtbar, werden aber nicht doppelt geschickt.
Viele WBA bringen beim Stellenwechsel Altbestände aus der früheren Klinik mit, dazu handgeführte Listen oder Excel-Dateien. Solche Listen sind eine brauchbare Grundlage, um den bisherigen Verlauf nachzuvollziehen. Für den offiziellen Nachweis müssen sie aber erst geprüft und eingeordnet werden.
Gerade nach einem Stellenwechsel oder einer Rotation stellen sich drei Fragen: Zu welchem Weiterbildungskatalog gehören diese Zahlen? In welchem Zeitraum wurden sie erbracht? Sind sie bereits anderswo bestätigt oder nur gesammelt? Je genauer diese drei Fragen beantwortet sind, desto plausibler bleibt der spätere Gesamtstand.
Umfangreiche oder weit zurückliegende Importe kennzeichnet WDoku als „Bestätigung erforderlich“. Die Zahlen sind damit erfasst, die fachliche Bestätigung durch den Weiterbildungsbefugten steht weiterhin aus.
Die häufigste Sorge bei Vorzahlen und Migration ist berechtigt: dieselben Leistungen nicht mehrfach zu verwerten. Wenn Zahlen bereits unabhängig im eLogbuch dokumentiert wurden und später noch einmal als neue offizielle Grundlage behandelt werden, verliert der Nachweis an Plausibilität.
Genau dafür existiert die Angabe „schon im eLogbuch“ im Import und die Modus-Unterscheidung im Vorzahlen-Dialog. Solche Zahlen werden in WDoku auf einen Tag vor dem Weiterbildungsstart datiert und damit aus dem nächsten Transfer ausgeschlossen, ohne dass sie aus der Fortschrittsanzeige verschwinden.
WDoku hilft besonders bei genau diesen Fragen. Historische Zahlen können sichtbar gemacht und in den Fortschritt eingebunden werden, ohne dass ihre Herkunft verloren geht. Gleichzeitig unterscheidet das System, ob diese Zahlen nur für Statistik und Verlauf relevant sind oder ob sie bei einem späteren offiziellen Schritt noch berücksichtigt werden sollen.
Gerade bei Migration aus Excel-Listen, Altbeständen oder früheren Weiterbildungsstätten schafft das Klarheit. So wird aus einem unscharfen Bestand ein nachvollziehbarer Datensatz für den weiteren Verlauf. Das ist auch deshalb wichtig, weil WDoku und eLogbuch unterschiedliche Aufgaben haben: WDoku strukturiert und macht sichtbar, der offizielle Nachweis entsteht weiterhin im eLogbuch.
Wer Vorzahlen laufend pflegt, entlastet sich später selbst, weil die Vergangenheit dann sichtbar, nachvollziehbar und fachlich richtig einsortiert vorliegt.
Über den Import in WDoku: Datei ohne Patientendaten hochladen, die KI ordnet die Zeilen dem Logbuch Ihrer Kammer zu, Sie prüfen die Entwürfe, geben je Logbucheintrag an, wie viel davon schon im eLogbuch steht, und speichern. Der nächste eLogbuch-Transfer überträgt nur die Zahlen, die dort noch fehlen. Abtippen müssen Sie nichts.
Excel-Dateien (.xlsx) und CSV-Listen mit bis zu 500 Zeilen und höchstens 10 MB, außerdem PDF-Exporte, Screenshots und Fotos, etwa von einem OP-Plan. Eine Datei enthält entweder datierte Einzelfälle oder Mengen je Eingriffsart; gemischte Listen weist der Import ab.
Beide Modi speichern Vorzahlen im selben Datenmodell. Der Unterschied liegt im Startdatum: „noch nicht im E-Logbuch“ datiert auf den Beginn Ihrer Weiterbildung, „bereits im E-Logbuch“ auf einen Tag davor. Der eLogbuch-Transfer berücksichtigt nur Aktivitäten ab dem Weiterbildungsstart und filtert damit die zweite Gruppe automatisch heraus.
Nicht ohne Weiteres. Ein Wechsel verschiebt das Anlage-Datum aller bereits eingetragenen Vorzahlen für diesen Katalog und kann den Transfer-Stand verändern. Bei Fragen vor einem geplanten Wechsel hilft der WDoku-Support.
Nein. Excel-Listen können eine Ausgangsbasis sein, müssen aber fachlich eingeordnet werden: Was steht schon im eLogbuch, was nicht? Diese Trennung entscheidet, in welchen Vorzahlen-Modus die Zahlen gehören.
Sie bleiben relevant und gehören als Vorzahlen erfasst, nicht als laufende Einzelleistungen. Wurden sie bereits in der alten Klinik ans eLogbuch übertragen, wählen Sie den Modus „bereits im E-Logbuch“.
Genau das verhindert die Modus-Trennung. Vorzahlen im Modus „bereits im E-Logbuch“ erscheinen in WDoku als Fortschrittsbasis, werden beim Transfer aber ausgeschlossen.
WDoku sammelt Ihre Eingriffe im Alltag und stellt sie für das eLogbuch bereit. Beim nächsten Login über das Kammerportal werden die Zahlen übernommen, abtippen entfällt.
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