Excel-Liste aus der letzten Rotation, Foto vom OP-Plan, PDF aus dem eLogbuch der Kammer: was schon dokumentiert ist, muss nicht abgetippt werden. WDoku liest diese Quellen ein, ordnet jede Zeile einem Eintrag im Logbuch Ihrer Kammer zu und legt Entwürfe an, die Sie prüfen und speichern.
Der Import in WDoku nimmt Excel- und CSV-Dateien, PDF, Fotos, Screenshots, gespeicherte eLogbuch-Seiten und eingefügten Text. Aus datierten Zeilen entstehen einzelne Leistungen, aus Mengenangaben Vorzahlen. Die KI ordnet zu, Sie prüfen und speichern. Die Datei selbst wird nicht gespeichert. In Kliniken mit WDoku Connect kommen die Eingriffe direkt aus dem KIS.
Wer WDoku einrichtet, hat seine bisherige Weiterbildung meist schon irgendwo dokumentiert: eine Excel-Liste aus der letzten Rotation, der OP-Plan von gestern am Schwarzen Brett, ein PDF-Ausdruck aus dem eLogbuch der Kammer, dazu Zettel im Kittel. Diese Bestände sind brauchbar, sie liegen nur im falschen Format.
WDoku liest sie über den Import ein. Sie wählen eine Datei oder machen ein Foto, die KI ordnet jede Zeile einem Eintrag im Logbuch Ihrer Kammer zu und legt Entwürfe an. Sie prüfen die Zuordnung und speichern. In der Mobile-App steht der Import über „Foto/Datei“ im Kopf der Leistungsliste.
Jede Analyse verarbeitet genau eine Quelle. Welche davon die richtige ist, hängt daran, was Sie zur Hand haben.
| Quelle | Was daraus entsteht | Worauf zu achten ist |
|---|---|---|
| Foto vom OP-Plan (Kamera oder Galerie) | Einzelne Leistungen mit Datum | Patientennamen dürfen nicht im Bild sein |
| Screenshot oder PDF | Einzelleistungen oder Mengen, je nach Inhalt | Bis 10 MB |
| Excel-Datei (.xlsx) oder CSV | Einzelleistungen mit Datum oder Vorzahlen | Bis 500 Zeilen; altes .xls vorher als .xlsx speichern |
| PDF-Export aus dem eLogbuch (ersatzweise die gespeicherte Seite als HTML) | Vorzahlen je Logbucheintrag | Vorher im Portal alle Inhalte und Einträge aufklappen |
| Text aus der Zwischenablage | Dasselbe wie eine Tabelle | Bis 20.000 Zeichen |
| Spracheingabe beim Erfassen | Eine Leistung im Moment der Arbeit | Braucht keine Datei |
| OPS-Code eintippen oder diktieren | Der passende Katalogeintrag | Funktioniert auch mitten in der Suche |
| Vorzahlen-Dialog im Katalog | Mengen je Logbucheintrag von Hand | Der Weg ohne Liste |
Eine Datei enthält entweder datierte Einzelfälle oder Mengen je Eingriffsart. Gemischte Listen weist der Import ab, damit dieselben Fälle nicht zweimal gezählt werden. Wenn beides in einer Datei steht, laden Sie zuerst die Gesamtzahlen hoch und danach die datierten Zeilen.
Der OP-Plan hängt aus, das Telefon ist in der Kitteltasche. Vier Schritte, und die Eingriffe des Tages stehen in WDoku.
Vor der ersten Übertragung haken Sie die Datenschutzbestätigung an. Namen der beteiligten Behandler dürfen im Bild stehen, Patientennamen und Fallnummern nicht. Vor dieser Bestätigung wird nichts übertragen.
Die Kamera nimmt den Plan direkt auf, alternativ wählen Sie ein Bild aus der Galerie oder eine Datei. Pro Analyse geht genau eine Quelle an das Modell.
WDoku zeigt jede erkannte Leistung mit Datum, Uhrzeit, Saal und dem zugeordneten Logbucheintrag. Entwürfe zählen noch nirgends mit und sind für Kollegen unsichtbar. Falsche Zuordnungen korrigieren oder verwerfen Sie hier.
Aus den Entwürfen werden Leistungen, die im Fortschritt zählen und beim nächsten eLogbuch-Transfer mitgehen.
Wer bereits Zahlen im eLogbuch seiner Kammer stehen hat, holt diesen Stand in einem Zug nach WDoku. Der Import hat dafür den Einstieg „Aus dem eLogbuch“ mit einer bebilderten Anleitung: im Portal Ihrer Kammer anmelden, alle Inhalte und Einträge aufklappen und oben im Logbuch über die Schaltfläche „PDF“ den Export erzeugen. Diese Datei laden Sie hoch. Bietet Ihr Portal die Schaltfläche nicht, drucken Sie die Seite als PDF oder speichern sie als HTML.
Das Aufklappen ist der Schritt, an dem es sonst scheitert: zugeklappte Zahlen fehlen sowohl im PDF als auch in der gespeicherten Seite, und WDoku kann nur lesen, was in der Datei steht.
Aus einem eLogbuch-Export entstehen Vorzahlen, also Mengen je Logbucheintrag. Weil diese Zahlen bei der Kammer schon vorliegen, geben Sie beim Speichern an, was davon dort bereits steht. Der nächste Transfer schickt dann nur die Zahlen, die im eLogbuch noch fehlen.
Das Kammer-Portal ist Bildschirmarbeit. Dieselbe App läuft im Browser, dort muss die Datei gar nicht erst auf das Telefon.
Ein Kompetenzkatalog, der in der Abteilung bereits als Liste existiert, muss nicht abgetippt werden. In der Kompetenz-Verwaltung fügen Sie die Liste ein oder beschreiben in einem Satz, was der Katalog abbilden soll; WDoku erzeugt daraus die Struktur mit Kategorien und Einträgen, die Sie danach bearbeiten.
Das betrifft die Kataloge der Abteilung. Die Logbücher der Landesärztekammern sind in WDoku bereits hinterlegt und werden gepflegt.
Die Originaldatei wird nicht gespeichert. Sie existiert nur für die Dauer der Analyse und wird danach verworfen: kein Dateiablage-Eintrag, keine Kopie auf der Festplatte, kein Zugriff für Kollegen oder Weiterbildungsbefugte.
Protokolliert wird die Analyse selbst, ohne Inhalte: wer sie ausgelöst hat, wann, welcher Dateityp, welche Größe und eine Prüfsumme. Dieser Eintrag belegt den Vorgang, gibt aber nichts über den Inhalt preis.
Deshalb steht am Anfang die Bestätigung, dass keine Patientendaten in der Datei sind. Spalten mit Namen oder Fallnummern löschen Sie vorher in Excel, ein Foto machen Sie so, dass die Patientenspalte nicht darauf ist.
WDoku vermerkt an jeder Leistung, woher sie stammt. Umfangreiche Importe und Zahlen, die länger zurückliegen, werden zusätzlich als „Bestätigung erforderlich“ gekennzeichnet. Erfasst sind sie damit, die fachliche Bestätigung steht weiterhin aus.
Der Import nimmt das Abtippen ab und ordnet die Zeilen zu. Die Bestätigung durch den Weiterbildungsbefugten entsteht wie bisher im eLogbuch der Kammer; eine importierte Tabelle allein reicht für die Zulassung zur Prüfung nicht.
In Kliniken, die WDoku Connect einsetzen, entfällt die Erfassung für einen großen Teil der Eingriffe: OP-Dokumentation und Prozeduren kommen mit ihren OPS-Codes aus dem KIS und werden den Weiterbildungskatalogen automatisch zugeordnet. Was dabei entsteht, sehen die Ärztinnen und Ärzte in derselben Leistungsliste wie ihre eigenen Einträge.
Zwei weitere Wege laufen über die Klinik selbst und nicht über die App: der nächtliche Dateiimport aus einem Kliniksystem, den die Administration in der Klinik-Weboberfläche einrichtet, und der verschlüsselte Kontotransfer beim Wechsel zwischen zwei WDoku-Kliniken. Beide begleitet der WDoku-Support.
Excel-Dateien (.xlsx), CSV-Listen, PDF, Screenshots und Fotos sowie als HTML gespeicherte Seiten. Dazu kommt eingefügter Text aus der Zwischenablage. Grenzen: 10 MB je Datei, 500 Zeilen je Tabelle, 20.000 Zeichen je Einfügung. Altes binäres .xls speichern Sie vorher als .xlsx.
Nein. Die Datei wird nur für die Dauer der Analyse verarbeitet und danach verworfen. Gespeichert wird ein Protokolleintrag ohne Inhalte: Nutzer, Zeitpunkt, Dateityp, Größe und eine Prüfsumme.
Über den Einstieg „Aus dem eLogbuch“ im Import. Im Portal Ihrer Kammer alle Inhalte und Einträge aufklappen, oben im Logbuch über die Schaltfläche „PDF“ den Export erzeugen und diese Datei hochladen. Bietet Ihr Portal die Schaltfläche nicht, drucken Sie die Seite als PDF oder speichern sie als HTML. Daraus entstehen Vorzahlen je Logbucheintrag.
Erst nach dem Speichern. Der Import legt zunächst Entwürfe an, die für niemanden sichtbar sind und nirgends mitzählen. Sie prüfen die Zuordnung und speichern dann endgültig.
Sie geben beim Speichern je Logbucheintrag an, wie viele davon dort bereits eingetragen sind. Diese Zahlen bleiben in WDoku als Fortschrittsbasis sichtbar, gehen beim nächsten Transfer aber nicht erneut an die Kammer.
Löschen Sie Spalten mit Patientennamen und Fallnummern, und entscheiden Sie sich für eine Form: entweder je Zeile ein Eingriff mit Datum oder je Zeile eine Eingriffsart mit Anzahl. Eine Spalte mit der Bezeichnung genügt; Uhrzeit, Saal und OPS-Code werden mitgelesen, wenn sie vorhanden sind.
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Der Weg im Detail Excel-Liste ins eLogbuch übertragenListe hochladen, Zuordnung prüfen, Vorzahlen richtig einordnen.
Danach WDoku App benutzenWie die tägliche Erfassung in der App abläuft.
Für Kliniken WDoku in der KlinikKIS-Daten, Abteilungsübersicht und die Klinikversion.
