Häufige Fragen

Alles, was Sie über WDoku wissen müssen.

Diese FAQ ist Teil des Infos-Bereichs von WDoku. Wenn Sie gezielt nach Hintergründen rund um das offizielle eLogbuch, Rollen, Freigabeprozesse oder Vorzahlen suchen, finden Sie den passenden Einstieg im eLogbuch-Bereich. Zur Übersicht des Wissensbereichs gelangen Sie über /homepage/infos.

Kostenlose App Für Ärzte in Weiterbildung
Klinik-Version Für Kliniken & Weiterbilder

Allgemein

Was ist WDoku?
WDoku ist ein System zur strukturierten Dokumentation der ärztlichen Weiterbildung. Für Ärzte in Weiterbildung gibt es eine kostenlose App auf iOS, Android und im Web. Für Kliniken gibt es zusätzlich eine Plattform mit KIS-Anbindung, Übersicht über Weiterbildungsstände und Unterstützung für Weiterbildungsbefugte. WDoku ersetzt nicht das eLogbuch, sondern macht die Vorarbeit für den offiziellen Nachweis.
Was kostet WDoku?
WDoku ist für Ärzte in der Weiterbildung kostenlos auf iOS, Android und im Web.
Auf welchen Plattformen ist WDoku verfügbar?
WDoku gibt es als native App für iOS (App Store) und Android (Google Play) sowie als Web-App im Browser.
Wie lange gibt es WDoku schon?
Die WDoku App ist Anfang 2026 gestartet. Die zugrundeliegende Klinik-Software wird allerdings seit über 10 Jahren an deutschen Universitätskliniken eingesetzt und kontinuierlich weiterentwickelt.

E-Logbuch

Ist WDoku von der Ärztekammer anerkannt?
Ja. WDoku ist offiziell mit dem eLogbuch der Ärztekammern verknüpft. Die Datenübertragung erfolgt über eine autorisierte token-basierte Schnittstelle direkt an das offizielle eLogbuch. Wenn Sie die offizielle Rolle des eLogbuchs, Login über das Kammerportal oder Freigabeprozesse verstehen wollen, ist der passende Einstieg der öffentliche eLogbuch-Bereich.
Wie funktioniert der E-Logbuch-Transfer?
Sie erstellen einmalig einen Token im eLogbuch der Ärztekammern und tragen ihn in WDoku ein. Danach wählen Sie ein Zeitfenster und übertragen per Klick. Der offizielle eLogbuch-Zugang selbst läuft weiter über das Mitgliederportal Ihrer zuständigen Landesärztekammer.
Kann ich meine Daten aus dem E-Logbuch in WDoku importieren?
Nein, das eLogbuch gibt keine Daten automatisch an WDoku aus. Bereits dokumentierte Leistungen müssen Sie daher als Vorzahlen manuell in WDoku eingeben. Umgekehrt funktioniert es aber: Leistungen, die Sie in WDoku gespeichert haben, können Sie per Klick an das eLogbuch übertragen. Für die Einordnung von Vorzahlen, Altbeständen und Migration hilft die Seite Vorzahlen und Migration.
Ist das eLogbuch dasselbe wie WDoku?
Nein. WDoku und eLogbuch sind keine konkurrierenden Systeme mit identischer Aufgabe. WDoku übernimmt die tägliche Vorarbeit, das eLogbuch bleibt die offizielle Zielplattform für Bestätigung, Freigabe und formalen Nachweis. Die genaue Arbeitsteilung wird im Vergleich WDoku vs. eLogbuch erklärt.
Welche Weiterbildungskataloge werden unterstützt?
WDoku unterstützt alle chirurgischen Weiterbildungskataloge aller 17 Landesärztekammern nach der aktuellen Weiterbildungsordnung (WBO), darunter Allgemein-, Viszeral-, Unfall-, Gefäß-, Thorax-, Herz-, Plastische, Kinder- und Neurochirurgie. Ein Weiterbildungskatalog beschreibt die Leistungen, Kategorien, Richtzahlen und Kompetenzen, die für eine Facharztbezeichnung relevant sind.

Funktionen

Wie funktioniert die Spracheingabe?
Tippen Sie 1 Sekunde auf das Mikrofon und sprechen Sie die Details ein: Eingriff, Rolle, ggf. Datum und OP-Saal. Die KI erkennt medizinische Fachbegriffe und transkribiert das Gesprochene. Im Quick-Mode (langer Druck auf +) wird die Leistung bei vollständiger Erkennung sofort erstellt.
Kann ich meine alten Leistungen nachtragen?
Ja, über die Vorzahlen-Funktion. Sie tragen pro Logbucheintrag die Anzahl der bisherigen Leistungen ein und können angeben, ob diese bereits im E-Logbuch eingetragen sind. So haben Sie sofort Ihren aktuellen Weiterbildungsstand.
Was passiert, wenn ich die Klinik wechsle?
Ihre Daten bleiben vollständig erhalten. Sie können Ihre Region ändern, neue Logbücher abonnieren und mit der Vorzahlen-Funktion Leistungen aus der vorherigen Stelle nachtragen. Ihr Weiterbildungsfortschritt geht nicht verloren.
Werden Patientendaten gespeichert?
In der WDoku App werden keine Patientendaten verarbeitet. Die App speichert ausschließlich, welcher Arzt welchen Eingriff beziehungsweise welchen Katalogeintrag wann dokumentiert hat. Optionale Zusatzangaben wie OP-Saal oder Rolle sind möglich. Die Klinik-Version verarbeitet Daten innerhalb der Klinik, je nach Integrationstiefe auch mit klinischem Kontext aus dem KIS.
Sehe ich meinen Fortschritt auf einen Blick?
Ja. Das Dashboard zeigt Ihren Richtzahlen-Fortschritt pro Logbuch, eine Baumansicht aller Logbucheinträge und eine chronologische Leistungsübersicht. So wissen Sie jederzeit, wo Sie in Ihrer Weiterbildung stehen.

Datenschutz & Sicherheit

Wie sicher sind meine Daten?
WDoku ist DSGVO-konform. Unsere Server stehen in Deutschland. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen. Es werden keine Daten an Dritte weitergegeben.
Kann ich meine Daten exportieren oder mein Konto löschen?
Ja, beides direkt in der App. Unter Profil → Meine Daten können Sie einen vollständigen Export (Excel, PDF und JSON) herunterladen. Die Kontolöschung anonymisiert Ihre persönlichen Daten unwiderruflich.

Allgemein

Was ist WDoku für Kliniken?
WDoku ist eine Plattform für strukturierte Weiterbildungsdokumentation in der Klinik: Überblick über Weiterbildungsstände, KIS-Import von Leistungen, Weiterbildungskataloge, Leistungsverteilung und koordinierte eLogbuch-Vorbereitung. Ärzte nutzen die kostenlose App, die Klinik erhält darüber hinaus Administration, Auswertungen und KIS-Anbindung.
Wie lange gibt es die Klinik-Version schon?
WDoku wird seit über 10 Jahren an deutschen Universitätskliniken eingesetzt und kontinuierlich weiterentwickelt.

Für Einkäufer & Entscheider

Was kostet die Klinik-Version?
Die Klinik-Version wird als Lizenzmodell angeboten, das sich nach der Klinikgröße richtet. Kontaktieren Sie uns für ein individuelles Angebot.
Was ist im Lizenzumfang enthalten?
Der Standardumfang beinhaltet: KIS-Import, Katalogverwaltung, Weiterbilder-Dashboard, E-Logbuch-Koordination und die Mobile-App für alle Ärzte der Klinik. Optional verfügbar sind Module für LDAP-Anbindung, Pflichtfortbildungen und Rotations-Tracking.
Wie aufwändig ist die Einführung?
Typischerweise 2 bis 4 Wochen. WDoku wird als Docker-Container bereitgestellt, Kataloge werden per CSV oder ZIP importiert. Zum Start werden Ärzte über eine Ärzteliste angelegt. Danach registrieren sich neue Ärzte selbstständig oder werden über LDAP automatisch angelegt. Wir begleiten die Einführung und unterstützen bei der KIS-Anbindung.
Gibt es Referenzkliniken?
Ja. WDoku ist seit über 10 Jahren an Universitätskliniken im produktiven Einsatz, darunter Freiburg, Düsseldorf und Ludwigshafen.

Für Compliance & Datenschutz

Ist WDoku DSGVO-konform?
Ja. WDoku läuft in Ihrer Klinik, damit verlassen keine Patientendaten Ihr Haus. Alle Daten werden per TLS verschlüsselt übertragen. Die Architektur folgt dem Privacy-by-Design-Ansatz.
Wo werden die Daten gespeichert?
Ausschließlich auf Ihrem eigenen Server in Ihrer Klinik. Es gibt keine Cloud-Komponente, keine Daten verlassen Ihr Haus.
Werden Daten an Dritte weitergegeben?
Nein. Die einzige externe Verbindung, bei der Nutzerdaten übertragen werden, ist der E-Logbuch-Transfer an die Ärztekammern, der vom Arzt selbst ausgelöst wird.
Brauchen wir eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV)?
Ja. Für den technischen Support und die Wartung hat die WDoku Marketing GmbH per VPN Zugriff auf Ihren Server. Dafür wird eine AVV geschlossen.
Ist WDoku ein Medizinprodukt?
Nein. WDoku ist reine Dokumentationssoftware ohne diagnostische oder therapeutische Funktion und fällt nicht unter die MDR.

Für IT & Digitalisierung

Welche technischen Voraussetzungen gibt es?
WDoku benötigt diese Voraussetzungen:
  • Das System läuft bei Ihnen im Haus in einer Ubuntu-VM, idealerweise in VMWare ESX. Andere Virtualisierungslösungen sind kein Problem. Die Anwendung wird über Docker verwaltet.
  • Zur Remote-Verwaltung wird ein VPN-Zugriff benötigt.
  • Es wird ein Export der Leistungen aus Ihrem KIS-System benötigt, in der Regel per CSV-Dateien. Diesen kann Ihre IT bereitstellen oder wir kümmern uns optional darum.
  • Zugriff auf einen internen SMTP-Server.
  • Zugriff auf einige externe Dienste im Internet (z.B. GitHub, Docker-Registry) über eine Allow-List.
  • AD/LDAP-Zugriff oder einmalig eine Ärzteliste zum Import.
  • Ihre Organisationsstruktur (Holding, Kliniken, Abteilungen, Stationen), damit WDoku die Hierarchie abbilden kann.
  • Optional: hauseigene Zuordnungsregeln zwischen Leistungs-Attributen (z.B. OPS-Code, OP-Saal) und Logbuch-Einträgen, falls Sie vom Standard-Mapping abweichen möchten.
Wird LDAP/Active Directory unterstützt?
Ja, als optionales Modul. Die Anbindung erfolgt über TLS oder StartTLS. Beim ersten Login kann automatisch ein WDoku-Konto erstellt werden.
Wie funktioniert die KIS-Anbindung?
WDoku bietet flexible Import-Strategien für verschiedene KIS (ORBIS, i.s.h.med, MEDICO, NEXUS, eigene). Der Datenaustausch wird meist mittels CSV-Dateien realisiert. Die CSV-Dateien enthalten mindestens die Information, welcher Arzt wo welchen Eingriff wann durchgeführt hat. Standardisierte OPS-Codes sind besonders hilfreich, weil WDoku damit Leistungen passenden Einträgen im Weiterbildungskatalog zuordnen kann.

Für Weiterbilder

Kann ich den Fortschritt meiner Ärzte einsehen?
Ja. Das Weiterbilder-Dashboard zeigt den Fortschritt pro Arzt und Katalog. Mehrere Ärzte können direkt miteinander verglichen werden.
Welche Auswertungen gibt es?
Leistungsverteilung pro Arzt, Abteilung und Zeitraum, Richtzahlen-Fortschritt sowie CSV-Export für eigene Auswertungen.
Wie funktionieren Weiterbildungsgespräche?
WDoku unterstützt strukturierte Gesprächsprotokolle mit Datum, Themen und Vereinbarungen. Bei Fälligkeit werden automatische Erinnerungen ausgelöst.
Gibt es Pflichtfortbildungen und Rotations-Tracking?
Ja, als optionale Module. CE-Events (Pflichtfortbildungen) mit Teilnehmerverwaltung sowie Rotationskataloge mit konfigurierbarer Mindest- und Maximaldauer pro Station.
Können mehrere Abteilungen WDoku nutzen?
Von der Holding bis zur Station. Jede Station kann eigene Kataloge, Auswertungen und Nutzer verwalten.