Wer sieht welche Daten, welche Auswertungen sind technisch möglich, wie wirkt ein Widerruf, und was gehört in eine Betriebs- oder Dienstvereinbarung.
WDoku ist ein Dokumentationssystem für die ärztliche Weiterbildung. Es entstehen dabei Daten, die geeignet sind, Rückschlüsse auf Leistung zuzulassen. Wir behaupten deshalb nicht, die Einführung sei mitbestimmungsfrei. Diese Seite beschreibt vollständig, was das System kann, einschließlich der Auswertungen, nach denen Gremien erfahrungsgemäß zuerst fragen.
Alle Unterlagen für die Abstimmung im Haus: zur Übersicht nach Rollen
Für die Frage der Mitbestimmung ist nach der Rechtsprechung die objektive Eignung einer technischen Einrichtung maßgeblich, Leistung oder Verhalten zu überwachen, nicht die Absicht des Herstellers und nicht der Zweck, den die Klinik verfolgt.
WDoku erzeugt personenbezogene Zählstände, Fortschrittswerte und Kompetenzbewertungen. Diese Daten sind objektiv geeignet, Leistung zu beurteilen. Ob und wie die Mitbestimmung in Ihrem Haus greift, hängt vom konkreten Einsatz und von Ihrer Trägerschaft ab.
Unsere Empfehlung an jede Klinik lautet, das zuständige Gremium früh einzubeziehen und die Einführung transparent zu regeln. Diese Seite ist eine Arbeitsgrundlage dafür und keine Rechtsberatung.
| Trägerschaft | Gremium | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Privat oder kommunal (GmbH) | Betriebsrat | § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG |
| Öffentlich-rechtlich | Personalrat | Landespersonalvertretungsgesetz des jeweiligen Landes |
| Katholischer Träger | Mitarbeitervertretung | MAVO |
| Evangelischer Träger | Mitarbeitervertretung | MVG-EKD |
Die wichtigste Frage zuerst: welche Variante betreibt Ihr Haus? In der Cloud beruht die Einsicht der Weiterbildungsbefugten auf einer Einwilligung der Ärztin oder des Arztes. Beim Betrieb auf einem Server Ihres Hauses folgt sie aus dem Weiterbildungsverhältnis, mit einem Widerspruchsrecht nach Artikel 21.
| WDoku Cloud (App) | Eigener Server (Appliance) | |
|---|---|---|
| Wo liegen die Daten | Rechenzentrum in Deutschland | In Ihrem Haus |
| Patientendaten im System | Werden nicht gespeichert oder verarbeitet | Nur bei optionaler KIS-Anbindung, verlassen das Haus nicht |
| Leistungs-KIS-ID und ICD-Codes | Nur bei optionaler KIS-Anbindung | Nur bei optionaler KIS-Anbindung |
| Rechtsgrundlage der Einsicht | Einwilligung des Arztes (Art. 6 Abs. 1 lit. a) | Weiterbildungsverhältnis (Art. 6 Abs. 1 lit. b/f) |
| Handhabe des Arztes | Widerruf, wirkt sofort | Widerspruch nach Art. 21, wirkt sofort |
| Uhrzeiten für Befugte | Nur mit eigener Einwilligung | Nur mit eigener Einwilligung |
| Verantwortlicher nach DSGVO | WDoku für das Nutzerkonto, die Klinik für gelieferte Daten | Die Klinik |
Die Tabelle beschreibt den Stand der App-Variante mit erteilter Freigabe. Sie ist gegen den Quelltext geprüft, nicht gegen Marketingmaterial.
| Datenart | Arzt selbst | Kollege im Teammodus | Befugter mit Einsicht | Klinik-Admin | WDoku-Betrieb |
|---|---|---|---|---|---|
| Name | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Login-E-Mail | Ja | Nein | Ja | Ja | Ja |
| Klinik-E-Mail | Ja | Nein | Nein | Ja | Ja |
| Teilnahme an einer geteilten Leistung | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Datum einer Leistung | Ja | nur wenn beteiligt | Ja | Ja | Ja |
| Uhrzeit einer Leistung | Ja | nur wenn beteiligt | nur mit eigener Einwilligung | Ja | Ja |
| OP-Saal | Ja | nur wenn beteiligt | Nein (Ausnahme unten) | Ja | Ja |
| Notizen (Freitext zur Leistung) | Ja | Nein | Nein | Ja | Ja |
| Zählstände je Katalog | Ja | Nein | Ja | Ja | Ja |
| Einzelne Logbucheinträge | Ja | Nein | Ja | Ja | Ja |
| Selbsteinschätzung zu einer Kompetenz | Ja | Nein | Ja | Ja | Ja |
| Vidierung samt Kommentar-Verlauf | Ja | Nein | Ja | Ja | Ja |
| Lernziele | Ja | Nein | Ja | Ja | Ja |
| Leistungs-KIS-ID (in der Cloud nur als Hash) | Ja | nur wenn beteiligt | Nein | Ja | Ja |
| ICD-Codes des Eingriffs | Nein | Nein | Nein, aber als Suchbegriff nutzbar | Ja | Ja |
| Patientendaten | werden nicht verarbeitet | Nein | Nein | nur bei eigenem Server mit optionaler KIS-Anbindung | Nein |
Ausnahme beim OP-Saal: Im Leistungsverzeichnis bekommt der Befugte den Saal nicht. Im Zusammenhang mit einer Kompetenzbewertung wird er mitgeliefert, weil er die bewertete Maßnahme identifizierbar macht. Wir führen diese Ausnahme hier auf, statt sie unter der allgemeinen Aussage verschwinden zu lassen. ICD-Codes: Die App zeigt sie niemandem an, auch der Ärztin oder dem Arzt selbst nicht. Der Befugte kann in der Team-Übersicht aber nach ihnen suchen; ein Treffer verrät damit, dass ein gesuchter Code zu einer Leistung erfasst ist. Auch das steht hier, weil eine Suche ohne Anzeige sonst übersehen wird.
Dieser Abschnitt ist der wichtigste. Ihr Gremium soll diese Möglichkeiten vollständig von uns erfahren und auf dieser Grundlage bewerten, nicht sie später selbst zusammensuchen müssen.
Zu den Uhrzeiten: Die Uhrzeit eines Eintrags stammt aus der Dokumentation der Leistung, nicht aus einer Zeiterfassung. WDoku erfasst weder Anwesenheit noch Arbeitszeit. Trotzdem lassen sich aus Uhrzeiten Rückschlüsse auf Arbeitszeiten ziehen. Deshalb ist die Freigabe der Uhrzeiten eine eigene, getrennt widerrufbare Einwilligung. Ohne sie überträgt der Server die Uhrzeiten an die Befugten gar nicht erst. Es ist keine Einstellung in der Oberfläche, sondern der Datenfluss selbst.
Die Freigabe gilt nicht Person zu Person, sondern für die Weiterbildungsbefugten einer Abteilung. Wer als befugt gilt, bestimmt die Klinik über die Rollenzuordnung, nicht WDoku. Die Ärztin oder der Arzt sieht in der App namentlich, wer das aktuell ist.
Die Freigabe der Uhrzeiten ist ein zweiter, eigener Schritt. Die Checkbox ist nie vorausgewählt und wird bei jedem Öffnen zurückgesetzt.
Ein Widerruf entzieht die Einsicht mit dem nächsten Aufruf. Bereits exportierte Dateien bleiben allerdings beim Empfänger. Dafür ist die exportierende Person beziehungsweise die Klinik verantwortlich. Dieser Punkt gehört in Ihre Regelung.
Beim Austritt aus einer Abteilung, bei Rücknahme der Bestätigung und bei Abschaltung des Teammodus für die Klinik entfällt die Einsicht automatisch.
Jede Erteilung, jeder Widerruf und jeder Widerspruch erzeugt einen Eintrag im Audit-Log, ebenso jeder gezielte Zugriff eines Befugten auf die Daten einer Person. Die betroffene Person sieht diese Zugriffe selbst in der App. Aufbewahrung im Audit-Log: 24 Monate.
Dies ist eine Gliederung, kein Vertragsentwurf und keine Rechtsberatung. Sie ist als Arbeitsgrundlage für das Justiziariat Ihres Hauses gedacht. Formulierungen gehören in die Hand Ihrer Juristinnen und Juristen.
Die Sicht der Betroffenen steht auf einer eigenen Seite: Ihre Daten, Ihre Nachweise. Sie eignet sich zum Weitergeben an die Belegschaft. Wir stellen WDoku Ihrem Gremium gern in einer halben Stunde vor und beantworten Fragen direkt. Das ist oft ergiebiger als eine schriftliche Stellungnahme.
Alles auf dieser Seite gibt es als Merkblatt zum Ausdrucken oder Anhängen an eine Mail. Es wird beim Abruf erzeugt und ist damit immer auf demselben Stand wie diese Seite.
Zweck und Aufbau sind auf die Dokumentation und Begleitung der Weiterbildung gerichtet, nicht auf die Bewertung durch den Arbeitgeber. WDoku vergibt keine Noten und keinen Gesamtpunktwert. Zugleich entstehen Daten, die objektiv geeignet sind, Leistung zu beurteilen. Genau deshalb empfehlen wir, die Einführung mit dem zuständigen Gremium abzustimmen.
Das hängt vom konkreten Einsatz und von Ihrer Trägerschaft ab und ist eine Frage des Einzelfalls. Wir empfehlen die Abstimmung ausdrücklich, behaupten aber nicht, dass es ohne ginge. Dies ist keine Rechtsberatung.
Nur wenn die betroffene Person die Uhrzeiten zusätzlich freigegeben hat. Ohne diese eigene Einwilligung überträgt der Server die Uhrzeiten nicht. WDoku erfasst weder Anwesenheit noch Arbeitszeit; die Uhrzeit stammt aus der Dokumentation der Leistung.
Es gibt keinen Gesamtpunktwert und keine Rangliste nach Gesamtleistung. Die Übersicht der Katalogstände sortiert allerdings aufsteigend nach Fortschritt, damit Rückstände auffallen. Das ist eine nach Fortschritt geordnete Personenliste, und wir nennen sie hier so.
Die Einsicht entfällt mit dem nächsten Aufruf. Auf dem Gerät des Befugten wird nichts dauerhaft gespeichert. Bereits exportierte Dateien bleiben jedoch beim Empfänger.
In der Cloud-Variante nicht: ohne Freigabe taucht die Person in keiner Liste des Befugten auf. Beim Betrieb auf einem Server der Klinik folgt die Einsicht aus der bestätigten Zugehörigkeit zur Abteilung; dort besteht ein Widerspruchsrecht mit sofortiger Wirkung.
Wenn Ihr Haus Leistungen automatisch aus dem KIS übernimmt, entstehen Einträge ohne Zutun der Ärztin oder des Arztes. Wer sie sehen darf, richtet sich weiterhin nach den oben beschriebenen Regeln. Die automatische Übernahme selbst gehört in Ihre Vereinbarung.
In einer halben Stunde zeigen wir Betriebsrat, Personalrat oder Mitarbeitervertretung, welche Daten entstehen und welche Auswertungen möglich sind. Fragen beantworten wir direkt, statt eine Stellungnahme nachzureichen.
