Datenschutz, Rollen und Verantwortung

Um welche Daten es geht

Die WDoku App verarbeitet Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse), medizinische Inhaltsdaten ohne Patientenbezug und technische Nutzungsdaten. Ein dokumentierter Eingriff besteht aus OPS-Code, Datum, Uhrzeit und OP-Saal. Patientendaten und Gesundheitsdaten werden bewusst nicht verarbeitet: Die App dokumentiert ärztliche Leistungen, keine Behandlungsfälle.

Für Freitextfelder und Spracheingaben gilt dieselbe Regel: kein Patientenbezug. Für die Weiterbildungsdokumentation sind Patientendaten nicht erforderlich, und die Datenschutzerklärung weist Nutzer ausdrücklich darauf hin, keine einzugeben.

Wer sieht was

Alle Sichtgrenzen folgen demselben Prinzip: Der WBA entscheidet über seine Daten.

• WBA sehen ihre eigene Dokumentation und entscheiden selbst, wann ein Stand an das eLogbuch übertragen wird.
• WBB sehen Leistungsstände, Logbucheinträge und Kompetenz-Vidierungen ihrer betreuten WBA erst, nachdem der WBA diese Einsicht per eigener Einwilligung freigegeben hat. Der Widerruf ist jederzeit in der App möglich und wirkt sofort.
• Kollegen sehen im Standard-Einzelmodus nichts. Der Teammodus für gemeinsam erbrachte Leistungen erfordert eine ausdrückliche Einwilligung und eine verifizierte Klinik-E-Mail-Adresse.
• Die Landesärztekammer sieht nur, was der WBA aktiv an das eLogbuch überträgt.

Es wird nichts automatisch übertragen. Ein Stand erreicht das eLogbuch erst, wenn der WBA den Transfer selbst auslöst.

Hosting, Verschlüsselung und Auftragsverarbeiter

Die App-Daten liegen auf Servern der Hetzner Online GmbH in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland. Die Übertragung ist mit TLS 1.3 verschlüsselt, die Speicherung auf den Servern mit AES-256, der lokale Cache auf dem Gerät mit SQLCipher. Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO.

App und Kliniksystem: zwei Verantwortliche

Für die App ist die WDoku Marketing GmbH Verantwortliche im Sinne der DSGVO; ein externer Datenschutzbeauftragter ist benannt. Die App verarbeitet keine Patientendaten und läuft unabhängig von der IT der Klinik.

Das Kliniksystem läuft dagegen auf einem Server der Klinik, ohne Cloud-Komponente und betrieben von der eigenen IT. Weiterbildungsdaten und KIS-Auswertungen bleiben im Haus. Für die Prüfung durch Datenschutzbeauftragte und IT-Sicherheit liegen die Unterlagen bereit: Auftragsverarbeitungsvertrag, technische und organisatorische Maßnahmen und Sicherheitskonzept.

Wer eine Datenschutzfrage zu WDoku beantwortet, sollte deshalb zuerst klären, welche Produktform gemeint ist.

Wo WDoku endet und das eLogbuch beginnt

Solange ein Stand nur in WDoku liegt, ist er Arbeitsmaterial des WBA. Offiziell wird er erst durch die Übertragung an das eLogbuch, und diese Übertragung löst der WBA selbst aus. Die Landesärztekammer sieht keine WDoku-Zwischenstände.

Für die Übermittlung an das eLogbuch besteht eine Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO zwischen der WDoku Marketing GmbH und den beteiligten Landesärztekammern: WDoku stellt die technische Infrastruktur für Erfassung und Übermittlung, die Kammern verantworten Entgegennahme, Prüfung und weitere Verarbeitung im eLogbuch.

Löschung, Export und Betroffenenrechte

Nutzer üben ihre DSGVO-Rechte direkt in der App aus: Datenexport als ZIP-Archiv (Excel, PDF und JSON) und Kontolöschung im Profil-Bereich. Nach der Löschung werden alle personenbezogenen Daten innerhalb von 30 Tagen entfernt, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. In geteilten Leistungen werden die eigenen Angaben anonymisiert, die Leistung bleibt für die übrigen Teilnehmer bestehen.

Konkrete Speicherfristen: Server-Logs 90 Tage, Crash-Berichte maximal 90 Tage, KI-Nutzungsdaten (Zeitpunkt und Umfang, ohne Inhalte) 24 Monate. Anfragen beantwortet datenschutz@wdoku.de.

FAQ